Beaucoup d'inquiétudes pour les organisateurs de salons et événements en ce début de rentrée.
Après une année plus que difficile avec la crise financière, voici maintenant la menace d'une pandémie qui pourrait obliger les gestionnaires de sites - parc expos - lieux .. à fermer leur portes.
En effet, en cas de passage au niveau 6 (voir 5B) OMS, la France serait amenée à demander à ses collectivités de mettre en oeuvre plusieurs mesures pour se préparer à cette crise (Circulaire interministérielle du 10 avril 2008 sur l’action des collectivités en cas de crise sanitaire majeure).
Ces mesures sont de 2 ordres :
- maintenir la capacité des services à faire face à la crise
- protéger les agents exposés
La mise en place de ces mesures préventives, et le niveau élevé d’absentéisme attendu au cours de la pandémie (de l’ordre de 30 % du personnel), auront des conséquences sur la gestion du personnel de la collectivité.
Il est demandé à chaque collectivité de définir les activités indispensables qui seront maintenues pendant la pandémie : à partir du passage en
phase d’alerte n° 6 (information relayée par les médias). Selon l’absentéisme, il est conseillé de prévoir un ralentissement de l’activité dès la phase 5.
Les moyens minimaux (personnel, matériel, financiers, etc) pour assurer ces activités doivent également être identifiés et listés dans un plan de continuité de service.
Il est conseillé d’adapter, de réduire ou de suspendre :
- Les crèches et garderies (fermeture provisoire)
- Les écoles (fermeture provisoire)
- Les transports collectifs (réduction et protection du personnel)
- Les manifestations sportives et culturelles (fermeture et annulation provisoire)
- Les voyages scolaires (annulation)
- Les services accueillant le public (protection du personnel, adapter si nécessaire le lieu d’accueil : hygiaphone, déport du guichet, …)
- Les procédures intéressant le stationnement des gens du voyage
- L’entretien quotidien des locaux (ménage) selon leur degré d’utilisation
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Le plan national prévoit la fermeture des écoles et des activités collectives (manifestations culturelles, salons, spectacles, …) à partir de la phase 5B ou 6.QUE FAIRE POUR MIEUX GERER LA CRISE- S'informer auprès du gestionnaire du site qui vous accueille sur les conditions en cas de fermeture, report de dates possibles, etc..
- Prendre toutes les dispositions en interne avec votre équipe (masque, télétravail,.. ) pour limiter les effets de l'absentéisme
- Mesurer en détail les effets juridiques et financiers d'une annulation forcée de votre événement en raison de la grippe A ( est-ce prévu dans vos conditions générales de vente? comment traiter l'issue d'une éventuelle annulation? reporter la manifestation.? . )
- Etudier la possibilité de mise en place d'une assurance annulation ou perte de chiffre d'affaires. Certains organisateurs l'ont prévu.
- Profiter de cette période pour intégrer dans l'organisation de votre événement physique une dimension virtuelle / internet qui peut pallier la faiblesse de la mobilisation des entreprises et visiteurs
- Garder le moral en relativisant l'ampleur de la pandémie annoncée et en communiquant sur ce sujet avec vos exposants, partenaires et visiteurs. Il s'agit d'une grippe comme celle que nous attrapons chaque hiver. Le risque le plus important est en réalité plutôt un problème économique avec les effets croisés de l'absentéisme et des mesures de prévention.
