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lundi 31 août 2020

Marta Gomes (ICCA / Viparis) : « Montrer que l’organisation de congrès internationaux, c’est possible »


Marta Gomes est directrice adjointe du service commerciale de Viparis ; elle est aussi vice-présidente de l’ICCA, qui organise son congrès annuel au mois de novembre. C’est à ce double-titre qu’elle répond à nos questions.




Du 1er au 3 novembre prochain, l’Association internationale des congrès et conventions (ICCA), organise pour la première fois son congrès annuel sous format hybride. Le signal d’une nouvelle tendance ?

Marta Gomes : En tout cas, le premier signal est que ce congrès mondial est maintenu, ce qui n’est pas une évidence dans le contexte actuel. Au niveau du board de l’ICCA nous n’avons jamais pensé qu’il en serait autrement : c’était évidemment de notre responsabilité de montrer que des événements internationaux pouvaient avoir lieu, quitte à les aménager. Mais pour nos 1.100 membres adhérents (organisateurs d’événements, lieux de MICE, bureaux des conventions…), ça ne coulait pas de source. Quand nous avons annoncé, en mai dernier, que ce congrès aurait bien lieu, l’accueil a été chaleureux, voire enthousiaste. Et vu le contexte, il aura effectivement lieu sous format hybride.

article publié sur https://www.deplacementspros.com/mice/marta-gomes-icca-viparis-montrer-que-lorganisation-de-congres-internationaux-cest-possible 


Concrètement comment va-t-il se dérouler ?

Depuis deux ou trois ans, il était prévu que ce congrès se tienne à Kaohsiung (Taïwan). Ce sera bel et bien le centre névralgique de l’événement. Tous les speakers dont l’intervention s’adressera à tous et, bien sûr, de nombreux participants, notamment asiatiques, s’y trouveront. Mais l’événement se déclinera en hubs présentiels délocalisés : Le Cap (Afrique du Sud), Sarawak (Malaisie), Luxembourg, Malaga (Espagne), et Riyad (Arabie Saoudite). Dans chacun de ces lieux, des problématiques locales seront abordées. Mais à partir de 15h, heure de Taïwan, les interventions à portées globales y seront retransmises en direct depuis Kaohsiung. Seules l’Amérique latine et l’Amérique du Nord vivront l’événement de façon 100% virtuelle pour des raisons de compatibilité de fuseaux horaires avec Taïwan. Pour les autres, malgré la distance, la participation sera très active puisque, par exemple, ils pourront prendre part à la séquence des questions/réponses à l’issue des interventions.

« Transformer ensemble les événements mondiaux », c’est le thème de ce congrès. Au regard de son format, on est entre la mise en abîme et les travaux appliqués…

Oui, c’est aussi ça l’importance de ce congrès : montrer que c’est possible et comment. C’est un congrès très spécial dans son format mais aussi par sa préparation et son objectif, tous deux inédits. Sa préparation, ce sont, six semaines avant le congrès, des webinars, des échanges, qu’on appelle « The Road to Koahsiung ». Ce dispositif très collaboratif servira à atteindre l’objectif : construire le « Protocole de Kaohsiung », une sorte de guide des bonnes pratiques, des stratégies et des nouvelles tendances adaptées à ce nouveau contexte post-pandémie.

Le cœur de métier de Viparis est de « vendre » de l’espace événementiel, cette hybridation du MICE est donc pour vous une mauvaise nouvelle…

Les solutions hybrides constituent une très bonne alternative aux événements traditionnels dans le contexte que nous vivons – et le congrès de l’ICCA le démontrera, s’il en est besoin puisqu’en fait ce mélange entre distanciel et présentiel se pratique depuis plusieurs années déjà. Mais chez Viparis, nous sommes persuadés que le contact direct est irremplaçable en termes de communication, de prospection client… Et cette conviction, elle est avant tout portée par nos clients qui attendent avec un impatience le retour des événements « live ». Pour autant, nous pensons que cette tendance va se développer et Viparis, dans cette perspective, propose les services afférents : wi-fi très haut débit, studio TV… Autre atout des lieux Viparis dans un tel contexte : la modularité de nos espaces. C’est important car aujourd’hui l’un des problèmes des organisateurs d’événements, c’est de connaître le nombre de participants…

Justement, en plus de toutes les incertitudes qui affectent l’ensemble des secteurs, le vôtre doit aussi prendre en compte les restrictions en termes de jauges… Comment la rentrée se présente-t-elle ?

Des événements ont été reportés et même lorsqu’ils ont été reprogrammés en 2021, des incertitudes pèsent sur le nombre de leurs participants. Bien sûr, les événements les plus touchés sont les gros rendez-vous internationaux. A contrario, le meilleur taux de maintien concerne les événements nationaux avec une jauge inférieure à – disons – 3.000 personnes. Globalement, les clients et participants ont besoin d’être rassurés sur les conditions sanitaires de ces événements. De plus, pour notre industrie qui travaille beaucoup dans la planification, l’incertitude rend les choses très compliquées. La semaine prochaine, nous avons un rendez-vous avec la Préfecture de Paris pour discuter de la possibilité d’organiser un certain nombre d’événements d’ampleur. Tout ne dépend donc pas de la volonté des organisateurs…

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