L’organisation d’événements réclame un vrai sens de l’organisation en pensant à toutes les étapes et détails.
Rien oublier, et gérer les urgences en anticipant sur les différentes étapes à venir pour ne pas se laisser déborder. Telles sont les exigences de la mission.
Ce Mémo recense les principales étapes de façon non exhaustive.
1- Informations générales
- La nature de l’événement
- Quels sont le ou les objectifs de votre événement : image/prestige, invitation clients, annonce produits, services, résultats,…
- Quelles sont la ou les cibles auxquelles vous vous adressez ? :
- Interne/ externe (préciser réseau, clients, franchisés, partenaires, etc..)
- Effectifs
- Origine géographique, répartition sommaire par région
- Fonction, échelons, VIP ?
- Critères de sélection (qui est convié, n’est pas convié ?)
- Profil, goûts, attentes, habitudes (en général, en événements)
- par courrier, par e-mail, par support affiches (grand public)
- Réalisation d’un rétro-planning : exemple
- les dates importantes :
- Choix de la date de l’événement : vérifier les disponibilités de vos invités, les grands événements prévus le même jour, les contraintes liées aux transports…)
- Date limite des inscriptions
- Réservation de l’hébergement et transports
- Envoi des invitations
- Date de lancement de la communication liée à votre événement
- Date du montage et démontage
- Arrivée des exposants
- Départ des exposants
- Fin de l’événement
J-90
Choix de la date et du type d’évènement
J-60
Réservation des salles
J-50
Élaboration d’un plan de communication
Élaboration du programme
Sollicitation des intervenants
J-30
Envoi des invitations
J-10
Élaboration des présentations
J-1
Répétition
Livraison/montage
Jour J Jour J +
* Mise en page des actes de l’événement
* Débriefing
* Mise en application des décisions prises pendant la manifestation
* Choix lieux et dates de la prochaine manifestation
Accueil des participants
2- Communication évènementielle
- Lancement de la communication liée à votre événement : communiqué de presse, invitations, affiches, signalétique, charte graphique
- Création d’un site internet : site de présentation de votre événement ou site de gestion des inscriptions et hébergement
- CD-Rom, édition papier, affiche, programme, bulletin d’inscription…
- Édition des actes du congrès (édition papier, CD-Rom ou en ligne sur votre site internet)
- Cadeaux personnalisés (cartables, carnets, stylos…)
- Reportage photos
3- Logistique
- Pré-acheminement :
besoin de navettes
gestion de l’acheminement par train, et/ou avion
- Hébergement :
Gestion et inscription de l’hébergement
Nombre de chambres (simple ou double)
Nombre de nuitées
Catégorie des chambres
Prestations souhaitées
4- Livraisons
- Date & heure de livraisons
- Besoin d’un lieu de stockage
- Besoin de manutention pour l’installation des stands
5- L’accueil de votre évènement
- Nombre d’hôtesses d’accueil (nombre de langues parlées)
- Nombre d’hôtesses chargées de l'accueil
- Émargement
- Réalisation de badges personnalisés : couleur ou noir et blanc
6- Occupation des salons
(Horaires / nombre/ capacité)
- Salles plénières
- Salles essais diapositives
- Salles de commission
- Salons de restauration / Pauses / cocktail
- Salles de presse
- Salons VIP
- Espace exposition
- Espace posters
- Bureau Organisateurs
- Loges
7- Spécification Plénières / Amphithéâtre
- Date et horaires d’utilisation
- Nécessité de plage horaire pour répétition
- Utilisation des tablettes écritoires
- Signalétique en salle
Configuration de la scène :
- Nombre d’intervenants sur scène
- Nombre de place à la tribune
- Nombre de pupitre
- Signalétique pupitre (ex. logo)
- Signalétique scène (ex. kakémono…)
- Nombre de micros (fils ou HF) tribune, pupitre, salle, animateur
- Type d’écrans souhaités : double, latéraux, fond de scène, tryptique
- Décor de scène personnalisé
- Effets spéciaux
Régie lumière :
- Les jeux de lumières sont à définir en fonction :
* de la mise en scène
* de la disposition de la scène
* des éléments de décor
Régie Vidéo :
- Sources et nombre de diffusion (vidéo et/ou informatique, info décor…)
- Captation et/ou retransmission (plateau caméras)
- Retour vidéo ou informatique
Divers :
Traduction :
Nombre de langues traduites
Nombre de casques
Nombre de cabines
8- Exposition
- Surface globale
- Nombre de stands
- Surface par stand
- Mobilier de stand souhaité
- Personnalisation des stands
- Raccordement électrique par stand
- Autres besoins : bar, décoration florale, signalétique…
9- Restauration
- Souhaitez-vous un thème particulier pour la restauration ?
- Choix de la gamme de restauration
- Choix du type de restauration : buffet, repas assis, cocktail
- Édition des menus
- Pauses :
Nombre de pauses café : le matin et après-midi
Nombre de participants
- Déjeuner – dîner – buffet
Nombre de déjeuner / dîner / ou buffet
Nombre participants
- Cocktail déjeunatoire – cocktail dînatoire
Nombre de cocktail déjeunatoire et/ou dînatoire ?
Nombre de personnes
10- Soirée de gala
- Soirée dansante
- Spectacle
- Soirée thématique
11- Signalétique
- Signalétique urbaine
- Signalétique livraison
- Signalétique exposants
- Banderoles personnalisées
- Kakémonos extérieurs et dans le hall d’accueil
- Bornes interactives
- Signalétique directionnelle à l’intérieur
- Signalétique salles
- Marquage au sol
12- Bureautique / Informatique
- photocopieur, télécopieur, téléphone
- ordinateur et imprimante
- Accès réseau internet
- Assistance secrétariat
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